Saisonplanung — Schaubilder zum Masterdokument

Stand 21.10.2026

1 · Der Prozess in fünf Phasen

Was in jeder Phase passiert — und was am Ende jeder Phase vorliegt.

Jede Phase hat ein klares Ergebnis. Der Schnitt zwischen Feinplanung und Saison liegt nach Kurswoche zwei — ab dann ist der Plan definitiv.

2 · Wohin die Daten fliessen

Vom Kunden bis zur bezahlten Rechnung — und was unterwegs aus den Daten gemacht wird.

Das Planungstool ist die Mitte: Es liest die Anmeldungen und den alten Plan, erzeugt die Arbeitspapiere, und gibt den definitiven Plan an Fairgate weiter. Der grüne Weg — Termin-Text auf der Rechnung — wird heute von Hand getippt und wäre künftig ein Import.

3 · Wer macht was, Phase für Phase

Dieselben fünf Phasen, aufgeteilt nach Rollen. Die Schulleitung entscheidet, die Trainer sammeln und stufen ein, das Tool rechnet.

	Anmeldungsphase	Planungsphase	Feinplanungsphase	Bestätigungsphase	Saisonphase
Schulleitung	Formular absegnen, Werkzeug wählen, Spielstärke-Skala, Anmeldefenster, Datensatz liefern	plant — auf Papier oder im Tool; Plätze angeben	ein Block pro Woche; fester Antworttag; entscheidet Verschiebungen	Rechnungslauf in Fairgate auslösen	späte Anmeldungen einplanen, Korrekturen freigeben
Trainer	Spieler einstufen; 2 Wochen vor Schluss Fehlende ansprechen	—	Rückmeldungen auf dem Platz entgegennehmen und eintragen	—	Gruppenkorrekturen nach Woche 1–2 melden
Kunden	melden sich online an, mind. 3 Stunden	—	antworten auf Vorschläge (1 oder 2)	erhalten Rechnung = Bestätigung, zahlen	Änderungen per Mail/WhatsApp
Claudia	Formular-Inhalt, Import vorbereiten, Testlauf	Anmeldungen laden, Papier-Entscheide nachführen	Pendenzenliste und Nachrichten aus dem Tool	Export nach Fairgate, Probelauf	Tool pflegen
Tool	Erinnerungslisten pro Trainer	Statusplan, Wer passt wohin?, Anmeldeliste	Pendenzen, Nachrichtenvorlage, Lückensuche	CSV für Fairgate	Statusplan bleibt Arbeitsstand

Nichts in dieser Tabelle verlangt von der Schulleitung eine neue Routine gegenüber den Kunden — die Disziplin wird von den Kunden verlangt (online, drei Stunden), die Arbeit vom Tool.

4 · Fairgate-Formular oder anderes Formular — wo der Unterschied wirklich liegt

In beiden Fällen liegt das Planungstool zwischen Anmeldung und Rechnung. Fairgate hat kein Planungswerkzeug — es braucht vom Formular am Ende nur zwei Dinge: den Kontakt und eine Zeile pro Person.

Der Adress-Import ist nicht das Problem — er ist einmal pro Saison und klein. Was ein anderes Formular wirklich kostet, ist Nahtstelle 2: Jede Plan-Zeile muss einem Fairgate-Kontakt zugeordnet werden, und ohne Fairgate-Verknüpfung geschieht das über die E-Mail-Adresse. Mit sauberer Kundenliste ist das ein Abgleich, kein Abtippen.

Fairgate kennt den Schritt «Schule bildet Gruppen» nicht. Das Planungstool bleibt also in jedem Fall — die Frage ist nur, welches Formular es füttert.

Was das Formular können muss	Fairgate-Formular	Tally / Formsly	eigene Seite
Verfügbarkeits-Raster Mo–Sa × 08–21, anklickbar	Nein — sechs Checkbox-Listen, eine pro Tag	Ja (Matrix) / Formsly zu prüfen	Ja
Weichen: Adresse nur Neukunden, Jahrgang nur Kinder	Vermutlich nein — alle sehen alle Felder	Ja	Ja
Mindestens drei Stunden erzwingen	Nur Hinweistext	Tally: Mindestauswahl ja; Formsly zu prüfen	Ja
«Bisherige Lektion behalten» als Weiche	Als Frage ja, Folgefelder nicht ausblendbar	Ja	Ja
Bestehenden Kunden erkennen, Adresse vorbefüllt	Ja, bei Login — Login für Kunden? zu prüfen	Nur als Frage	Nur als Frage
Aussehen, Handy	Fairgate-Vorlage, Feldliste; Standardfelder teils englisch (BLTC)	Frei gestaltbar	Frei gestaltbar
Daten in die Planung	Export CSV	Export CSV	direkt
Betreuung	Datenperson der Schule, kein zweiter Anbieter	Schule	Claudia mit Claude

Das BLTC-Formular zeigt, was Fairgate liefert: eine Feldliste — Kategorie, Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, drei Fragen, Eltern-Mails. Keine Weichen, kein Raster. Für die Saisonanmeldung hiesse das: 84 Kästchen in sechs Listen und Felder, die Bestandskunden überspringen müssen.

5 · Formular-Logik: wer sieht welche Felder

Drei Weichen bestimmen, was ein Kunde ausfüllen muss. Alles andere ist für alle gleich.

Bestehende Kunden kommen mit drei Klicks durch: «bereits Kunde», «bisherige Lektion behalten», drei Stunden anwählen. Neukunden füllen Adresse, Spielstärke und mindestens eine Lektion aus.

6 · Statusplan-Logik: zwei Fragen, zwei Farbkanäle

Der Hintergrund einer Karte beantwortet nur die Platzfrage, der Punkt neben einem Namen nur die Personenfrage. Deshalb widersprechen sich die Farben nie.

Orange ist eine Stunden-Frage, keine Lektions-Frage: Der alte Plan kennt keine Plätze, also wird die ganze Stunde markiert — welche Lektion weicht, entscheidet die Schule.

Jede Person wird gegen ihre eigene Anmeldung geprüft. «Wer passt wohin?» nimmt die roten und weissen Punkte und sucht die Lücken dazu.

7 · Welche Entscheide woran hängen

Nicht alle 23 Entscheide sind gleich dringend. Vier davon bestimmen, was danach überhaupt gebaut werden kann.

Werkzeug, Spielstärke-Skala und Datensatz zuerst — ohne sie steht das Formular nicht, die Einstufung nicht und der Statusplan hat keine Grundlage.

8 · Feinplanungsphase: ein Block pro Woche statt fünfzehn Anrufe

Rückmeldungen laufen die ganze Woche an einem Ort auf und werden einmal erledigt — bis der Plan nach Kurswoche zwei definitiv ist.

Die Auto-Antwort nennt den Antworttag; dazwischen passiert sichtbar nichts. Das Telefon klingelt nicht mehr auf dem Platz — die Anliegen warten in der Liste.

9 · Rechnung mit Termin-Text und Zahlungsabgleich in Fairgate

Ein Artikel pro Preis — die Zeit kommt aus einem Datenfeld. Und die Zahlung findet ihre Rechnung über die Referenznummer von selbst.

Der Weg existiert in Fairgate («Kontaktfeld verwenden», Update-Import). Was fehlt, ist der Probelauf — und die Gewissheit, dass der Zahlungsabgleich eingeschaltet ist.

10 · Das Planungstool: gebaut, zu bauen, zurückgestellt

Ein Blick auf den Stand. Das Tool läuft als Datei auf dem Computer; online erst mit Testdaten.

Die ersten beiden Bauschritte hängen direkt an zwei Entscheiden der Schule: dem Formular-Werkzeug und dem Datensatz.